Se l’amministratore è assente

Uno dei problemi più ricorrenti per gli amministratori che gestiscono un numero medio elevato di condomini (110-130 stabili) sono le assemblee, intese nel senso più lato possibile e cioè convocarle quando dovuto, presenziarle, trascrivere i verbali e così via.

La difficoltà è obiettiva ed i numeri parlano chiaro, basti pensare che ogni condominio necessita di almeno un'assemblea ordinaria annuale.

Non è raro che a causa di interventi di manutenzione importanti (tetto, facciate), di problemi ai beni comuni (ascensori, caldaia) o in presenza di contenziosi in corso o da evitare, un condominio debba riunirsi nell'arco dell'anno più volte in seduta straordinaria.

A titolo di esempio si consideri  che un amministratore che gestisce 130 condomini non è escluso debba convocare 200-220 assemblee in un anno.

Ma un anno ha 365 giorni (bisestili a parte), di cui 52 sabati e 52 domeniche, 7-8 festività, le festività natalizie-fine anno-epifania e quelle pasquali e, l'opportunità, di non tenere udienze nel periodo 20 luglio-7 settembre (i condomini sono assenti per ferie).

Fatte le dovute operazioni matematiche, i giorni utili per tenere un’assemblea sono al massimo 180-190. E si deve tener conto che in tale conteggio non si valutano le impossibilità e/o indisposizioni dell'amministratore (impegni familiari, malattie e via dicendo).

Ciò significa escludere un amministratore da qualsivoglia evento di vita quotidiana non professionale e fagocitarlo solo nel lavoro.

Appare ovvio che in qualche modo da questa situazione occorre uscire, permettendo al professionista di svolgere al meglio il proprio compito (e quindi ai Condomini di essere ben amministrati) e, allo stesso amministratore, di poter vivere gli scampoli di vita comune che, durante un anno, gli si presentano a lui come a qualsiasi altra persona.

Dato normativo e prassi

Come sempre occorre partire dall'esame di cosa dice la legge.

Il codice civile nulla dice in proposito, salvo all'art. 1130 ultimo comma, che, riferendosi a quanto l'amministratore deve compiere, prevede che “alla fine di ciascun anno deve rendere conto della sua gestione”.

In combinato, l'art. 66 delle disposizioni di attuazione al codice civile prevede che l'assemblea deve riunirsi almeno una volta l'anno in via ordinaria, oltre che in via straordinaria quando l'amministratore o i condomini lo ritengono necessario: “L'assemblea, oltre che annualmente in via ordinaria per le deliberazioni indicate dall'art. 1135 del codice, può essere convocata in via straordinaria dall'amministratore quando questi lo ritiene necessario o quando ne è fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio”.

Lo stesso dato normativo indica che “L'avviso di convocazione deve essere comunicato ai condomini almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza”.

Infine, il richiamato art. 1135 del codice civile individua l'attribuzione dell'assemblea ordinaria, ovvero cosa deve decidere con l'assemblea ordinaria.

Orbene, queste norme danno dei precetti a cui i condomini debbono uniformarsi, ma non indicano un soggetto a cui fa carico tutto quanto previsto.

In effetti l'art. citato art. 66 non dice espressamente che l'amministratore è obbligato a convocare e presenziare un'assemblea l'anno, ma lo fa capire con la dicitura “L'assemblea, oltre che annualmente in via ordinaria per le deliberazioni indicate dall'art. 1135 del codice, può essere convocata (...)”.

In conclusione, sebbene non testualmente scritto in chiare lettera, l'obbligo dell'amministratore di convocare le assemblee suddette risulta chiaro dalle norme e in virtù degli obblighi che ricadono sull'amministratore quale mandatario del condominio.

La convocazione

Ciò detto, appare logico ed anzi doveroso, leggere, interpretare e applicare le norme in modo che abbiano un senso, che siano funzionali al compito cui sono preposte e non ledano i soggetti interessati.

L'amministratore viene eletto in sede assembleare ricevendo un mandato che dura un anno.

Tra gli obblighi che incombono su tale figura vi è quello di rendere conto del proprio operato (artt. 1130 e 1713 c.c.).

Ciò avviene nell'ambito dell'assemblea ordinaria ove, al primo punto, si deve discutere ed approvare il bilancio consuntivo dell'anno passato.

Non vi è dubbio, il senso delle norme e la prassi ce lo confermano in pieno, che il soggetto fisiologicamente preposto a convocare l'assembla sia l'amministratore, quale soggetto mandatario su cui incombe l'obbligo di resocontare il proprio operato.

Oggi, per legge, l'avviso di convocazione può essere inviato non solo per mezzo delle poste, ma anche per mezzo delle società autorizzate dal Ministero.

Nulla vieta che l'amministratore si avvalga della cosiddetta consegna a mani, dietro firma per ricevuta con indicazione del soggetto che riceve la convocazione.

Quindi il primo quesito possiamo dire di averlo risolto, l'amministratore deve convocare l'assemblea ordinaria, oltre che quelle straordinarie previste dall'art. 66 delle Disposizioni di attuazione al codice civile.

La presenza dell'amministratore in assemblea

Qui si inizia a parlare di aspetti complessi in quanto nessuna norma obbliga l'amministratore a presenziare l'assemblea.

Tutte le norme in materia prevedono che l'amministratore è tenuto a convocare le assemblee, ma da nessuna parte si rinviene anche un obbligo che gli imponga di presenziare le stesse.

Qui tornano in gioco, in modo meno afflittivo, i numeri detti in epigrafe dell'articolo.

Se i giorni lavorativi utili ai fini assembleare sono 180 (al lordo di influenze e quant'altro) e le assemblee sono 220, l'amministratore per presenziare tutte le assemblee dovrebbe diventare “una macchina” che tiene spesso due assemblee al dì.

Ciò non è possibile né umanamente, né professionalmente.

La dottrina spazia partendo da chi pone un suo obbligo di presenza, a chi arriva ad inquadrare la presenza in regola di buona condotta o obbligatoria nell'assemblea ordinaria… Insomma, si legge un po' di tutto.

Di fatto una norma ad hoc non c'è, anche se la presenza dell'amministratore quantomeno nell'assemblea ordinaria in cui, tra l'altro, se discute e decide in merito a situazioni legate al suo operato è necessaria per offrire i necessari chiarimenti.

Nella prassi in realtà, qualcuno già lo fa: l'amministratore, convocata correttamente (nella forma e nella sostanza) l'assemblea, può delegare un suo collaboratore a presenziare la stessa ove, i ruoli preminente e preposti al suo regolare svolgimento, sono altri: il Presidente ed il Segretario, unici soggetti che peraltro sottoscrivono il verbale.

importanza del Presidente

Di tale figura non si trova menzione nel corpo del codice civile, ma solo nell'art. 67 delle disposizioni di attuazione: “Ogni condomino può intervenire all'assemblea anche a mezzo di rappresentante. Qualora un piano o porzione di piano dell'edificio appartenga in proprietà indivisa a più persone, queste hanno diritto a un solo rappresentante nella assemblea, che è designato dai comproprietari interessati; in mancanza provvede per sorteggio il presidente”.

Non vi sono limiti a chi possa essere nominato presidente, potendo rivestire tale carica uno dei condomini o delegati presenti, ovvero un terzo estraneo all'assemblea.

I compiti sono assai importanti dovendo verificare la regolare convocazione dell'assemblea con la verifica di eventuali deleghe, la regolare costituzione dell'assemblea (quorum di presenza);  deve inoltre dirigere la stessa adunanza nel rispetto dell'ordine del giorno, la seguente votazione e la sua validità (quorum di voto), dettare il verbale e altro.

Insomma, pur ritenendo l'elenco fornito solo indicativo, si evince come il ruolo di presidente sia importante e rivestito di molta responsabilità.

Quasi la totalità delle delibere impugnate, attengono l'invalidità legata alla cattiva gestione della presidenza dell'assemblea.

A titolo di esempio: mancata convocazione di condomini, delibera su punti non inseriti nell'ordine del giorno, mancanza del quorum di presenza o di voto e così via dicendo.

Questo significa che la nomina del presidente, che normalmente viene fatta superficialmente, scegliendo il più anziano del condominio o colui che è più presente nello stabile, in realtà ha connotati giuridici rilevanti e quindi tale ruolo deve essere svolto con diligenza ed attenzione.

ruolo del Segretario

Anche per questa figura occorre di nuovo valutare e combinare tra di loro le norme.

L'art. 1136 ultimo comma del codice civile prevede che “Delle deliberazioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall'amministratore”. Da ciò si desume che il presidente abbia il conforto di un segretario che è tenuto a scrivere materialmente il verbale nell'apposito libro.

Nella prassi, quando presente, il segretario è l'amministratore che poi meglio comprende la scrittura nell'opera di trascrizione del verbale.

Comunque non sussiste alcun obbligo valendo il ragionamento già svolto per il presidente. L'unica attenzione è che il segretario scriva quello che gli è stato dettato dal presidente.

In tal senso risulta di grande utilità la lettura integrale del verbale alla fine di ogni punto all'ordine del giorno o alla fine dell'assemblea.